Las tecnologías actuales de digitalización se han convertido en la mejor herramienta para deshacerse de una acumulación inmanejable de documentos “físicos”. Ahora, la documentación que nace, vive y muere en el formato electrónico también debe ser capturada y conservada.

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Con la aparición de las bases de datos, de los procesadores de textos, otras aplicaciones ofimáticas y del correo electrónico, el infinito número de datos deben ser (o, mejor dicho “tienen que ser”) almacenados digitalmente.

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Escanear documentos físicos, como una de las modalidades de digitalización, por citar un ejemplo, es ya una necesidad apremiante cuando estos provienen del formato “papel”.

Pero la digitalización, en general, es actualmente ineludible, ya sea que la documentación provenga de ese formato físico o del formato electrónico. Es la única manera de “rastrear” la enorme cantidad de información acumulada.

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La Gestión Documental es la digitalización de documentos, almacenamiento, y recuperación de documentos.

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Las ventajas de la Gestión documental... Aumenta la seguridad y confiabilidad de la información, las empresas logran reducir los costos operativos, estandarizan sus procesos, ahorran espacios físicos que se utilizan para archivar o almacenar montañas de papel.

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Ofrece el control de los accesos y de la seguridad de su información e impide que terceras personas accedan a la información si su debido permiso, posibilita la destrucción de un modo seguro, preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

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Si quiere adoptar la gestión documental en su empresa requiere saber:

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• Organice su información ( documentos Físicos ).

• Establecer un lugar para almacenar.

• Establecer un modelo organizacional.

• Evalué la temporalidad de sus documentos.

• Defina los accesos a su información.