La indexación de documentos es el procesamiento de etiquetar documentos o darles asociaciones para facilitar la búsqueda. Los términos de indexación estándar incluyen número de factura, número de orden de compra, nombre del proveedor y nombres de artículos.

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La indexación se hace factible utilizando propiedades o grupos de metadatos. Los tres tipos principales de índices con los que es probable que se encuentre en un sistema de gestión documental incluyen campos, texto completo y un híbrido de estos dos. Independientemente de la naturaleza del índice utilizado en gestores documentales, la cantidad de tiempo requerida para encontrar un documento en particular se reduce significativamente.

El objetivo principal de la indexación de documentos es la capacidad de extraer la información necesaria lo antes posible.

Además, cuando se mejora la eficiencia de la recuperación de documentos, se reducen los costos de funcionamiento asociados con la recuperación de archivos. Esto se debe a que necesita menos recursos humanos para realizar el trabajo de recuperación de documentos.

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Con el software de indexación de documentos, un nuevo empleado puede aprender rápidamente cómo buscar archivos en la organización. Desafortunadamente, para una organización que usa un sistema de archivo manual, deberá pasar por un sistema de archivo completo para que el nuevo empleado pueda entender cómo gestionar y encontrar archivos.

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La digitalización de documentos y la indexación reduce en gran medida los errores humanos, hace que el trabajo sea más relajado.