La tecnología ha llevado a las empresas a migrar documentos y procesos a formatos electrónicos para proporcionar mayor accesibilidad y tener garantías en cuanto a la seguridad de la información.

El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel, su principal función es almacenar documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser denominado fichero, el cual equivale a una unidad de datos que puede ser utilizada por medio de aplicaciones instaladas en una computadora.​

Las principales necesidades que cubre el archivo digital son la construcción y disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación que facilita el orden de datos y evita la duplicidad de información, cuyo gran objetivo en las organizaciones es ahorrar tiempo y dinero al disponer de una innovadora alternativa para la difusión de documentos.

Gracias a la transformación digital es posible migrar archivos físicos a un formato digital respetando los siguientes pasos básicos:

• Elegir la información que queremos convertir.

• Digitalizar la información por medio de escáneres o cámaras fotográficas en documentos o imágenes.

• Indexar y clasificar el material de forma que su búsqueda y difusión sean accesibles.

• Almacenar la información en servidores, para mayor seguridad y confidencialidad.

​

​

​

​

​