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Archivo Digital y sus Ventajas

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La tecnología ha llevado a las empresas a migrar documentos y procesos a formatos electrónicos para proporcionar mayor accesibilidad y tener garantías en cuanto a la seguridad de la información.

Archivo Digital

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El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel, su principal función es almacenar documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser denominado fichero, el cual equivale a una unidad de datos que puede ser utilizada por medio de aplicaciones instaladas en una computadora.​

Las principales necesidades que cubre el archivo digital son la construcción y disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación que facilita el orden de datos y evita la duplicidad de información, cuyo gran objetivo en las organizaciones es ahorrar tiempo y dinero al disponer de una innovadora alternativa para la difusión de documentos.

Gracias a la transformación digital es posible migrar archivos físicos a un formato digital respetando los siguientes pasos básicos:

  • Elegir la información que queremos convertir.

  • Digitalizar la información por medio de escáneres o cámaras fotográficas en documentos o imágenes.

  • Indexar y clasificar el material de forma que su búsqueda y difusión sean accesibles.

  • Almacenar la información en servidores, para mayor seguridad y confidencialidad.

Ventajas del Archivo Digital

  • Ahorro de espacio.

  • Mayor productividad en los empleados.

  • Resguardo seguro de la información.

  • Eliminación de riesgos, ( deterioro de la información ).

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