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Digitalización de Documentos y Organización de Archivos

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Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es la conversión de datos en distintos soportes a un medio digital. Lo que permitirá su posterior manipulación informática a través de distintas herramientas.

Objetivo de la digitalización

  1. Preservar su información.

  2. Ahorro de espacio.

  3. Evitar el deterioro de sus documentos.

  4. Generar copias de seguridad.

Ventajas de la digitalización

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  1. Rápido acceso a su Información.

  2. Aumento de productividad de sus empleados.

  3. Reducción de Costos.

  4. Mayor seguridad de su información

  5. Ahorro de espacio.

Diferencia entre escanear y digitalizar.

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El escaneo de información es el proceso que se transforman documentos de papel a documentos digitales, y los archivos obtenidos sólo se graban con un nombre que identifique la información.

  • No existe seguridad, los documentos obtenidos son vulnerables a ser borrados o modificados

  • Normalmente se escanean varios documentos en un mismo archivo, lo que conlleva a que no se tenga certeza de si el expediente está completo o no, y para saberlo se requiere abrir el archivo y recorrerlo todo hasta encontrar la información buscada.

  • No existe un método controlado y estandarizado para el guardado de los documentos, por lo tanto, cada persona que escanea puede decidir el nombre del archivo y el nombre de la carpeta en donde se guardará el documento escaneado.

La digitalización de Documentos es el proceso en el que se transforman documentos de papel a documentos digitales, pero primeramente se define una estructura estandarizada de campos de indexación, por los cuales se podrán buscar posteriormente esos documentos por medio de un software de gestión de documentos.

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